Per i nostri/e colleghi/e il cui profilo professionale è la consulenza (ma non solo per loro), offriamo uno spaccato della normativa antiriciclaggio per quanto riguarda gli Studi professionali come aiuto concreto alla loro attività quotidiana.
L’applicazione della normativa antiriciclaggio richiede allo studio professionale un approccio sempre più preciso, puntuale e sorretto da procedure, con una naturale suddivisione di ruoli e compiti al fine di raggiungere una struttura organizzativa all’altezza degli adempimenti richiesti.
Gli studi associati o le società tra professionisti (le cosiddette Stp) devono esaminare la loro organizzazione, allo scopo di individuare le modalità di adempimento (tra quelle concesse dalle disposizioni antiriciclaggio) più idonee alla loro struttura. Infatti, alcuni adempimenti possono essere gestiti sia in modalità separata che accentrata e da cui poi discenderà tutta la struttura organizzativa di applicazione della normativa. I principali di essi sono: l’autovalutazione del rischio, la struttura delle procedure operative di adeguata verifica e la conservazione dei dati.
Per quanto riguarda l’autovalutazione del rischio si può optare sia per la modalità accentrata, considerando quindi (ai fini della determinazione del rischio inerente) la totalità dei clienti e degli incarichi gestiti dallo studio, sia per la modalità separata considerando i clienti e gli incarichi gestiti personalmente da ognuno. In questo caso, allora, è utile che tutti i professionisti associati/soci dello studio utilizzino la stessa metodologia di valutazione e matrice di calcolo (regola tecnica n.1 Consiglio nazionale dei dottori commercialisti), ottenendo cosi singole autovalutazioni il più possibili oggettive ed omogenee.
La regola tecnica n.2 riguardante l’adeguata verifica prevede che per gli incarichi affidati ad uno Studio associato, o ad una Stp, l’identificazione del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo sia svolta dal professionista incaricato dello svolgimento della prestazione che, di conseguenza, ne risulta responsabile. Per i futuri incarichi da parte dello stesso cliente, se i suoi dati risultano aggiornati, gli obblighi di identificazione si considerano assolti, rimanendo in capo al professionista incaricato la raccolta di informazioni su natura/scopo della prestazione professionale nonché la determinazione della valutazione del rischio cliente/operazione. Anche in questo caso è possibile ad ogni Associato o Socio strutturare una procedura di adeguata verifica autonoma.
Anche le procedure per la conservazione dei dati possono essere gestite in modalità centralizzata (utilizzando un unico archivio) purché sia rispettata la protezione dei dati personali e l’accessibilità sia garantita a tutti i soggetti associati/designati con l’indicazione del professionista responsabile dei singoli incarichi professionali evitando così il ripetersi dell’inserimento dei dati già presenti. La scelta di centralizzazione dei dati è fattibile anche per gli studi associati/Stp presenti in più sedi a condizione di una pronta reperibilità e disponibilità dei dati ed il processo di conservazione sia riportato all’interno di una procedura e rispettato da tutti gli incaricati.
Anche per la conservazione è facoltà dei professionisti associati/soci decidere l’utilizzo di un sistema autonomo (cartaceo, informatico, misto) ed in questo caso ogni professionista dovrà conservare i dati e la documentazione dei propri clienti e relativi incarichi.