Il Regolamento Ivass 44/19 disciplina dettagliatamente la Funzione Antiriciclaggio come il principale presidio organizzativo di prevenzione all’interno di un’Azienda. La Funzione deve essere formalizzata con una specifica deliberazione da parte dell’Organo amministrativo, con individuazione delle responsabilità, dei compiti, delle risorse, delle modalità operative e della natura e frequenza della reportistica agli Organi sociali e delle altre funzioni interessate
Per poter garantire l’indipendenza/autonomia/obbiettività della Funzione Antiriciclaggio la stessa deve essere tenuta separata dalle altre funzioni operative. La Funzione può essere organizzata in forma di specifica Unità organizzativa oppure all’interno ad altre Unità che svolgono funzione di verifica della conformità delle norme o di gestione dei rischi (tenuto conto della specificità del rischio di riciclaggio intrinseca all’attività dell’Azienda stessa). Il Titolare della Funzione, inoltre, deve soddisfare i requisiti di onorabilità/professionalità/indipendenza stabiliti dalla politica aziendale ed il relativo conferimento dell’incarico di Titolare deve essere comunicato all’Ivass.
L’elenco dei compiti della Funzione Antiriciclaggio comprendono:
- L’individuazione delle norme applicabili in materia di prevenzione del rischio di riciclaggio e valutazione del loro impatto sui processi interni.
- La messa a punto delle politiche aziendali di gestione del rischio di riciclaggio.
- Il coordinamento delle procedure di autovalutazione del rischio di riciclaggio.
- La consulenza e l’assistenza alle altre Funzioni aziendali in rapporto agli aspetti di propria competenza.
- La collaborazione con le Autorità.
Vi è anche la possibilità di una esternalizzazione della Funzione, con accordo precedentemente approvato dall’Organo amministrativo. In questo caso, l’Impresa deve valutare bene i possibili rischi derivanti dall’esternalizzazione stessa (per es. sussistenza di eventuali conflitti di interesse) ed individuare le relative strategie per la loro mitigazione e gestione, fermo restando che la responsabilità per la corretta gestione del rischio rimane in capo all’Azienda.
Molto stretto è anche il rapporto con gli Organi amministrativi e di controllo, ai quali la Funzione deve dare conto dell’attività svolta, delle verifiche effettuate e delle eventuali raccomandazioni formulate. Per assolvere ai suoi compiti, la Funzione Antiriciclaggio deve disporre di adeguate risorse umane, finanziarie e tecnologiche e poter accedere liberamente alle attività dell’Impresa, alle sue strutture aziendali ed a tutte le informazioni pertinenti, incluse le informazioni utili a verificare l’adeguatezza dei controlli svolti sulle funzioni esternalizzate.