Vista l’importanza che rivestiranno le nuove Linee Guida dell’Eba in materia di antiriciclaggio, ritorniamo sulle nuove figure previste, nel nuovo anno, presso gli Istituti Finanziari analizzando ora quella del Responsabile Aml di Gruppo.
Gli Orientamenti Eba, nell’ipotesi in cui l’Intermediario appartenga ad un Gruppo, richiamano il contenuto dell’art.45 Direttiva Ue 2015/849 secondo il quale le Legislazioni dei diversi Paesi membri devono prevedere l’obbligo di sviluppare politiche e procedure antiriciclaggio a livello di Gruppo con la condivisione all’interno del Gruppo stesso delle informazioni in materia di Aml affinché ciascun Organo di gestione, Linea di business ed Unità interna, Funzioni di controllo interno comprese, siano in grado di svolgere i propri compiti.
Prima di tutto, l’Organo di gestione della Capogruppo, se Soggetto obbligato ai sensi della IV Direttiva Aml, deve accertarsi che gli Enti creditizi ed Istituti finanziari facenti parte del Gruppo effettuino le rispettive valutazioni del rischio di riciclaggio a livello di Area di attività in modo coordinato e sulla base di un metodo comune, prendendo in considerazione le rispettive peculiarità alla luce di quanto previsto dalla Direttiva Aml art.8 par.1 e dagli orientamenti Eba relativamente ai fattori di rischio di riciclaggio, in tema di autovalutazione; inoltre, quando riceve dai membri dell’Organo di gestione di Gruppo o dal Dirigente responsabile dell’Aml, ovvero direttamente dal Responsabile della conformità Aml di Gruppo, informazioni sulle attività di vigilanza svolte in Soggetti appartenenti al Gruppo da un’Autorità competente o su carenze individuate, deve garantire che la Filiale o la Succursale attuino completamente le misure correttive in maniera tempestiva ed efficace.
Nell’ambito del Gruppo, l’Ente creditizio od Istituto finanziario Capogruppo dovrebbe:
- designare un membro del proprio Organo di gestione, o l’alto dirigente, un Responsabile dell’Aml a livello di Capogruppo, nonché un Responsabile antiriciclaggio a livello di Gruppo;
- istituire una struttura organizzativa e operativa di coordinamento a livello di Gruppo munita di sufficiente potere decisionale affinché la dirigenza responsabile dell’Aml a livello di Gruppo la possa impiegare efficacemente a fini di gestione e prevenzione dei rischi di riciclaggio, conformemente al principio di proporzionalità ed alla legislazione nazionale applicabile;
- approvare le politiche e le procedure interne del Gruppo in materia di Aml e garantire la loro coerenza con la struttura dello stesso e con le dimensioni e le caratteristiche degli Enti creditizi o degli Istituti finanziari che ne sono parte;
- istituire meccanismi di controllo interno in materia di Aml a livello di Gruppo;
- valutare periodicamente l’efficacia delle politiche e delle procedure in materia di Aml a livello di Gruppo;
- nel caso degli Enti creditizi o degli Istituti finanziari che gestiscono filiazioni o succursali in ambito nazionale o in un altro Stato membro o in un Paese terzo, nominare un Responsabile antiriciclaggio di Gruppo in qualità di Coordinatore, per garantire che tutti i Soggetti del Gruppo impegnati in attività finanziarie attuino la politica del Gruppo e applichino sistemi e procedure adeguati e appropriati ai fini di un’efficace prevenzione del riciclaggio.
Il Responsabile antiriciclaggio di Gruppo, che è chiamato a collaborare pienamente con il Responsabile antiriciclaggio di ciascun Soggetto dovrebbe:
- coordinare la valutazione a livello di area di business dei rischi di riciclaggio a livello locale da Soggetti del Gruppo ed organizzare l’aggregazione delle relative risultanze per comprendere bene la natura, l’intensità e l’ubicazione dei rischi di riciclaggio cui è esposto il Gruppo nel suo complesso;
- redigere una valutazione del rischio di riciclaggio a livello di Gruppo;
- stabilire standard in materia di Aml a livello di Gruppo e garantire che le politiche e le procedure locali a livello di singolo Soggetto siano conformi alle disposizioni legislative e regolamentari in materia di Aml applicabili individualmente a ciascun Soggetto del Gruppo e siano altresì in linea con gli standard stabiliti a livello di Gruppo;
- coordinare le attività dei diversi responsabili antiriciclaggio delle Entità del Gruppo, per assicurare che operino in modo coerente;
- monitorare la conformità delle Filiali o delle Succursali ubicate in Paesi terzi alle disposizioni dell’Ue in materia di Aml;
- definire politiche, procedure e misure a livello di Gruppo riguardanti, in particolare, la protezione dei dati e la condivisione di informazioni all’interno del gruppo per le finalità di Aml, conformemente alle disposizioni giuridiche nazionali;
- garantire che i Soggetti del Gruppo dispongano di adeguate procedure di segnalazione di operazioni sospette e condividano le informazioni correttamente, inclusa la comunicazione che è stata trasmessa una segnalazione di un’operazione sospetta (fatte salve le norme nazionali in materia di riservatezza, laddove esistenti);
- stilare una relazione di attività almeno una volta all’anno e trasmetterla all’organo di gestione del gruppo.
Detta relazione dovrebbe almeno prevedere statistiche consolidate a livello di Gruppo riguardanti in particolare l’esposizione al rischio e le attività sospette; monitoraggio dei rischi che si sono verificati in una filiazione o succursale ed in altre filiazioni e succursali, ed un’analisi dell’impatto dei rischi residui; revisioni della vigilanza, revisioni contabili interne o esterne delle filiazioni o delle succursali dell’Ente creditizio o dell’Istituto finanziario, comprese le insufficienze gravi individuate nelle politiche e nelle procedure in materia di Aml dell’Ente creditizio o dell’Istituto finanziario, nonché le azioni o le raccomandazioni di misure correttive; informazioni sulla supervisione e la vigilanza di filiazioni e succursali, con particolare attenzione a quelle ubicate in paesi ad alto rischio, ove applicabile.